Správce
Správcem osobních údajů je jedna z následujících společností ze skupiny TEMPUS (dále jen „TEMPUS“ nebo „my“). Záleží na tom, se kterou z nich jednáte nebo máte uzavřenou smlouvu.
TEMPUS NEXT a.s., IČO: 10813730, se sídlem V parku 2294/4, Chodov, 148 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. B 26303;
TEMPUS DEVELOPMENT a.s., IČO: 27655865, se sídlem V parku 2294/4, Chodov, 148 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. B 11549;
TEMPUS LIVING s.r.o., IČO: 060 80 804, se sídlem V parku 2294/4, Chodov, 148 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 275761;
TEMPUS DESIGN a.s., IČO: 087 67 220, se sídlem V parku 2294/4, Chodov, 148 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. B 24969.
Účely a právní základy pro zpracování
Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:
- uzavření a plnění smluv se zákazníky, a to na základě plnění smlouvy, je-li zákazník fyzickou osobu, nebo na základě našeho oprávněného zájmu na plnění takové smlouvy, jde-li o fyzickou osobu, která zákazníka zastupuje;
- vnitřní administrativní potřeby, tvorba statistik a evidencí, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné evidence uzavřených smluv se zákazníky;
- zasílání newsletterů a obchodních sdělení, a to na základě našeho oprávněného zájmu na propagaci našich produktů a služeb ve vztahu ke stávajícím zákazníkům, nebo na základě Vašeho souhlasu, nejde-li o stávající zákazníky;
- ochrana majetku a osob, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění ochrany našeho majetku, majetku zaměstnanců a třetích osob a zajištění bezpečnosti;
- ochrana právních nároků, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné ochrany a účinného uplatňování našich práv a nároků;
- plnění obecných zákonných povinností, zejména v oblasti daňové a účetní, a to na základě právní povinnosti, která se na nás jako na správce vztahuje.
Zpracovávané osobní údaje a doba uchování
Pro výše uvedené účely zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje, údaje o využívání služeb a o parametrech poskytovaných služeb a záznamy vzájemné komunikace. Tyto údaje získáváme přímo od Vás tím, že nám je vyplníte na příslušných formulářích a ve smluvní dokumentaci. Vedle toho v omezeném rozsahu získáváme a dále zpracováváme osobní údaje z veřejně dostupných zdrojů, kterými jsou veřejné evidence (např. insolvenční rejstřík nebo evidence exekucí), a to vždy v souladu se zákonnými požadavky.
Osobní údaje uchováváme v nezbytném rozsahu po dobu:
- trvání předmětné smlouvy v případě účelu dle písmene a) výše;
- trvání předmětné smlouvy a následně po dobu 3 let od jejího skončení v případě účelu dle písmene c) výše;
- trvání promlčecí doby, včetně doby pokrývající její případné stavení či přerušení, typicky však ne déle než 16 let po ukončení účinnosti smlouvy v případě účelů pod písmeny b), d) a e) výše;
- plnění příslušných zákonných povinnosti v případě účelu dle písmene f) výše.
Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.
Vaše osobní údaje obecně nepředáváme dalším správcům. Výjimkou jsou případy, kdy budeme povinni tyto údaje předat na základě zákona (zejména orgánům daňové správy, soudům a policii při výkonu jejich zákonných pravomocí), a případy, kdy budeme tyto údaje pro dosažení výše uvedených účelů předávat státním orgánům či třetím osobám (zejména osobám poškozeným protiprávním jednáním).
Na základě našeho oprávněného zájmu můžeme sdílet osobní údaje také s ostatními společnostmi skupiny TEMPUS, a to pro účely řízení vztahů se zákazníky v rámci celé skupiny.
Do zpracovávání zapojujeme také další subjekty v pozici zpracovatelů, kteří zpracovávají osobní údaje pro naši společnost a dle našich instrukcí. Jde zejména o poskytovatele informačních systémů a technické infrastruktury, a marketingové agentury.
Všichni zpracovatelé jsou zavázáni zpracovatelskou smlouvou k plnění požadavků dle právních předpisů na ochranu osobních údajů, zejména k ochraně Vašich osobních údajů.
Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?
Stejně jako máme my svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:
Právo odvolat souhlas se zpracováním
Vámi udělený souhlas můžete kdykoli odvolat. Tímto však není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
Právo na přístup
Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděli v těchto Informacích o zpracování osobních údajů. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud zpracovávány jsou, máte právo k nim získat přístup. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.
Právo na opravu
Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.
Právo na výmaz
V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali;
- využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme.;
- ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:
- splnění naší právní povinnosti;
- účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely; nebo
- určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.Právo na omezení zpracování
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit, jestliže:
- popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné;
- Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli);
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků; nebo
- vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.
Právo na přenositelnost
Máte právo získat od nás všechny Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sami poskytli a které zpracováváme na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které vedeme v listinné podobě.
Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše osobní údaje přestaneme zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.
Právo podat stížnost
Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.
Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se na nás můžete obracet prostřednictvím následujících kontaktů:
e-mailem na: pravni@tgx.cz, nebo
písemně na adrese: V parku 2294/4, Chodov, 148 00 Praha 4
Aktuální kontaktní informace jsou dostupné na našich webových stránkách.
Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.
Administrator
The administrator of personal data is one of the following companies from the TEMPUS group (hereinafter referred to as “ TEMPUS “ or “ we „). It depends on which one you are dealing with or have a contract with.
TEMPUS NEXT as, ID number: 10813730, with registered office at V parku 2294/4, Chodov, 148 00 Prague 4, registered in the commercial register kept at the Municipal Court in Prague under no. stamp B 26303;
TEMPUS DEVELOPMENT as, ID number: 27655865, with registered office at V parku 2294/4, Chodov, 148 00 Prague 4, registered in the commercial register kept at the Municipal Court in Prague under no. stamp B 11549;
TEMPUS LIVING s.r.o. , ID number: 060 80 804, with registered office at V parku 2294/4, Chodov, 148 00 Prague 4, registered in the commercial register kept at the Municipal Court in Prague under file no. stamp C 275761;
TEMPUS DESIGN as , ID number: 087 67 220, with registered office at V parku 2294/4, Chodov, 148 00 Prague 4, registered in the commercial register kept at the Municipal Court in Prague under file no. stamp B 24969.
Purposes and legal bases for processing
We process personal data for the following purposes:
- concluding and fulfilling contracts with customers, based on the fulfillment of the contract, if the customer is a natural person, or on the basis of our legitimate interest in the fulfillment of such a contract, if it is a natural person who represents the customer;
- internal administrative needs, creation of statistics and records, based on our legitimate interest in ensuring proper records of concluded contracts with customers;
- sending newsletters and business communications, based on our legitimate interest in promoting our products and services in relation to existing customers, or based on your consent if they are existing customers;
- protection of property and persons, based on our legitimate interest in ensuring the protection of our property, the property of employees and third parties and ensuring safety;
- protection of legal claims, based on our legitimate interest in ensuring proper protection and effective enforcement of our rights and claims;
- fulfillment of general legal obligations, especially in the area of tax and accounting, based on the legal obligation that applies to us as the administrator.
Personal data processed and retention period
For the above-mentioned purposes, we mainly process identification and contact data, data on the use of services and the parameters of the services provided, and records of mutual communication. We obtain this data directly from you by filling in the relevant forms and contractual documentation. In addition, to a limited extent, we obtain and further process personal data from publicly available sources, which are public records (e.g. insolvency register or enforcement records), always in accordance with legal requirements.
We keep personal data to the extent necessary for:
- the duration of the contract in question in the case of the purpose according to letter a) above;
- the duration of the contract in question and subsequently for a period of 3 years from its end in the case of the purpose according to letter c) above;
- the duration of the limitation period, including the period covering its eventual establishment or interruption, but typically no longer than 16 years after the termination of the effectiveness of the contract in the case of purposes under letters b), d) and e) above;
- fulfillment of relevant legal obligations in the case of purpose according to letter f) above.
Who processes your personal data and to whom do we pass it on?
All mentioned personal data are processed by us as the administrator. This means that we determine the above-defined purposes for which we collect your personal data, determine the means of processing and are responsible for its proper execution.
We generally do not transfer your personal data to other administrators. Exceptions are cases where we are obliged to transfer this data based on the law (in particular to tax administration authorities, courts and the police in the exercise of their legal powers), and cases where we will transfer this data to state authorities or third parties to achieve the above-mentioned purposes (in particular to persons damaged by an illegal act).
Based on our legitimate interest, we may also share personal data with other companies of the TEMPUS group, for the purposes of managing relations with customers within the entire group.
In the processing, we also involve other subjects in the position of processors who process personal data for our company and according to our instructions. These are mainly providers of information systems and technical infrastructure, and marketing agencies.
All processors are bound by the processing contract to fulfill the requirements of the legal regulations for the protection of personal data, in particular to protect your personal data.
What rights do you have when processing personal data?
Just as we have our rights and obligations when processing your personal data, you also have certain rights when processing your personal data. These rights include:
The right to withdraw consent to processing
You can revoke your consent at any time. However, this does not affect the legality of the processing based on the consent given before its withdrawal.
Right of access
Simply put, you have the right to know what data we process about you, for what purpose, for how long, where we obtain your personal data, to whom we pass it on, who processes it outside of us and what other rights you have related to the processing of your personal data. You have learned all this in this Information on the processing of personal data. However, if you are not sure which personal data we are processing about you, you can ask us to confirm whether or not personal data concerning you is being processed by us, and if it is being processed, you have the right to access it. As part of the right of access, you can ask us for a copy of the processed personal data, whereby we will provide you with the first copy free of charge and additional copies for a fee.
Right to rectification
If you find that the personal data we process about you is inaccurate or incomplete, you have the right to have it corrected or supplemented without undue delay.
Right to erasure
In some cases, you have the right to have your personal data deleted. We will delete your personal data without undue delay if any of the following reasons are met:
- We no longer need your personal data for the purposes for which we processed them;
- you will exercise your right to object to processing (see the „Right to object to processing“ section below) for personal data that we process on the basis of our legitimate interests, and we find that we no longer have such legitimate interests that would justify such processing. ;
- it turns out that the processing of personal data carried out by us is no longer in accordance with generally binding regulations.
This right does not apply if the processing of your personal data is still necessary for:
- compliance with our legal obligation;
- purposes of archiving, scientific or historical research or for statistical purposes; or
- the determination, exercise or defense of our legal claims. Right to restriction of processing
In some cases, in addition to the right to erasure, you can use the right to restrict the processing of personal data. This right enables you in certain cases to request that your personal data be marked and that these data are not the subject of any further processing operations – in this case, however, not forever (as in the case of the right to erasure), but for a limited period of time. We must limit the processing of personal data if:
- you dispute the accuracy of the personal data before we agree what data is correct;
- We process your personal data without a sufficient legal basis (e.g. beyond what we have to process), but you will only prefer to limit such data before deleting it (e.g. if you expect to provide us with such data anyway in the future);
- We no longer need your personal data for the above processing purposes, but you require them to determine, exercise or defend your legal claims; or
- you object to the processing. The right to object is described in more detail below in the chapter „The right to object to processing“. For the period during which we save, if your objection is justified, we are obliged to limit the processing of your personal data.
Right to portability
You have the right to obtain from us all your personal data that you yourself have provided to us and which we process based on the performance of the contract. We will provide you with your personal data in a structured, commonly used and machine-readable format. In order to be able to transfer the data easily at your request, it can only be data that we process automatically in our electronic databases. In this form, we cannot always and under all circumstances transfer to you all the data that we keep in paper form.
The right to object to processing
You have the right to object to the processing of personal data based on our legitimate interest. We will stop processing your personal data unless we have serious legitimate reasons for continuing such processing.
The right to file a complaint
Exercising your rights in the above manner does not in any way affect your right to file a complaint with the Office for Personal Data Protection. You can exercise this right in particular if you believe that we are processing your personal data unlawfully or in violation of generally binding legal regulations.
You can file a complaint with the Office for the Protection of Personal Data, which is located at Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7.
How can individual rights be exercised?
In all matters related to the processing of your personal data, whether it is a question, exercising a right, filing a complaint or anything else, you can contact us through the following contacts:
by e-mail to: pravni@tgx.cz , or
in writing at: V parku 2294/4, Chodov, 148 00 Prague 4
Current contact information is available on our website.
We will process your request without undue delay, but within one month at the most. In exceptional cases, especially due to the complexity of your request, we are entitled to extend this period by another two months. Of course, we will inform you about such a possible extension and its justification.